Návrhy kandidátů, kteří žijí a sportují v Hradci Králové, můžete posílat nejpozději do 30. listopadu na e-mail: vyhlaseni.sportovcu@mmhk.cz, prostřednictvím České pošty nebo osobním podáním na adresu: Magistrát města Hradec Králové, Radka Coufalová, Odbor kultury, sportu a cestovního ruchu, Třída ČSA 408, 500 02 Hradec Králové.
Ze zaslaných kandidátů odborná komise (složená ze sportovních redaktorů deníků, předsedy Sportovní komise Rady města Hradec Králové, zástupce OV ČSTV a zástupců Magistrátu města Hradec Králové) ve spolupráci se sportovní komisí navrhnou a Rada města Hradec Králové vybere maximálně dvacet „Nadějí královéhradeckého sportu 2009“ a tři sportovní kolektivy, které budou bez určení pořadí vyhlášeny a oceněny.